La numérisation transforme la façon dont le travail est effectué, offrant des opportunités d'augmentation de la productivité et de la communication. Cependant, de nombreuses entreprises ont du mal à s’adapter, laissant un écart entre l’épanouissement des employés et la réussite de l’entreprise. Alors que la pandémie a révélé des incohérences dans l'expérience globale du lieu de travail, le terme « lieu de travail moderne » est passé d'un mot à la mode à un terme déterminant pour les changements technologiques et culturels qui ont eu lieu au fil des ans.
Chuma Chukwujama, fondateur et PDG de Xceed365, une société de logiciels RH cloud, explique que le lieu de travail moderne se concentre sur « la productivité, les modalités de travail flexibles, les outils collaboratifs, les canaux de communication numériques, l'innovation et la créativité ».
Dans cet article, nous examinons les défis et les opportunités présentés par la numérisation, notamment en matière de collaboration entre les employés et d'automatisation des ressources humaines.
Dans quelle mesure les outils de communication et de collaboration sont-ils adoptés ?
L’émergence de nombreux outils de collaboration et plateformes sociales d’entreprise devrait faciliter la communication sur le lieu de travail moderne. Cependant, la culture sous-jacente de la main-d’œuvre entrave souvent leur adoption. Les responsables doivent trier plusieurs options, prendre une décision sur une seule et encourager l'adoption par les utilisateurs. Mais introduire ces technologies sans régler au préalable la manière dont le travail est effectué – les processus sur le lieu de travail – pourrait créer davantage de problèmes.
Directeur pays de Zoho au Nigeria, Kehinde Ogundare, décrit le besoin urgent de nombreuses entreprises en matière d'automatisation pour accroître l'efficacité et la productivité, mais leur structure incongrue y fait obstacle. Il note que l'élaboration et la mise en œuvre d'une stratégie de collaboration cohérente dépendent en grande partie de l'alignement des employés sur les objectifs de l'organisation et de leur enthousiasme à dépasser les processus existants.
« L'une des raisons pour lesquelles de nombreux managers n'utilisent pas de plateformes [comme Zoho] pour communiquer ou faciliter la tâche de leur personnel est l'ignorance. Ils y voient un coût supplémentaire pour leur entreprise. Cependant, les avantages l'emportent largement sur cela.
« Du point de vue de la gestion, si vous disposez d’une plateforme sur laquelle vous pouvez gérer et coordonner la communication en interne, cela vous donne un pouvoir supérieur. Du point de vue du salarié, cela leur donne un sentiment d'appartenance, il est plus facile pour les salariés de communiquer entre eux et avec leurs salariés. Cela comble le fossé de communication causé par la hiérarchie.
Par conséquent, Ogundare a pour mission d'aider les entreprises à prendre conscience de la nécessité de processus définis afin de profiter de la facilité offerte par l'automatisation. En 2022, l’éditeur mondial de logiciels d’entreprise basés sur le cloud s’est étendu au Nigeria, son marché le plus important et à la croissance la plus rapide en Afrique.
L'approche de la communication interne a évolué au-delà des e-mails, des SMS et des appels téléphoniques vers des outils de messagerie tels que Slack, Google Chats, Microsoft Teams et Zoho Cliq. Cependant, il est impossible d’ignorer que certains outils peuvent ajouter une autre couche de complication. Pour éviter cela, Ogundare conseille aux gestionnaires de faire des recherches appropriées avant d'essayer d'adopter une nouvelle technologie.
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"La technologie peut être fastidieuse. Elle peut alourdir votre charge de travail si vous ne comprenez pas vos problèmes et ne recherchez pas l'entreprise qui fournit le logiciel qui résoudra ce problème", explique Ogundare.
Tout en affirmant que lorsque Zoho est correctement mis en œuvre, la charge de travail pourrait être réduite de 60 %, Ogundare prévient que la direction ne devrait pas prendre la décision d'utiliser une nouvelle technologie sans impliquer les employés. Investir dans la formation et l’intégration peut empêcher les employés d’abandonner la solution.
Il est intéressant de noter que les plateformes de communication introduisent l’intelligence artificielle dans leur suite d’outils. Par exemple, Google a récemment intégré l’IA générative dans Google Docs et Email. Zoho a Zia, une assistante IA.
Intégration des systèmes RH et rôle des API
Pour Chukwujama, l'un des développements les plus intéressants dans le secteur de l'automatisation des ressources humaines est l'introduction d'API et l'intégration possible avec d'autres applications.
"Pour fournir une solution RH moderne et complète, vous devez être capable de l'intégrer à d'autres technologies et outils utilisés par les clients. La capacité d'interfacer de manière transparente avec d'autres sources d'informations est essentielle."
Une tendance courante dans les entreprises consiste à intégrer l'API LinkedIn Recruiter System Connect (RSC) dans leurs applications de suivi des candidats afin que les informations circulent directement dans le système RH. Chukwujama pense qu'il devrait en être de même pour les outils de collaboration et de communication.
Encore une fois, tout cela n’aurait aucune importance si l’organisation ne disposait pas d’une pratique RH bien définie. Chukwujama souligne l'importance de l'alignement entre les personnes, les pratiques et la technologie pour fournir des solutions RH de classe mondiale.
"Il y a trois éléments qui sont essentiels pour fournir des solutions RH de classe mondiale. Le premier concerne les personnes - celles qui dirigent le processus. Ensuite, il y a la pratique - le processus RH ou la pratique RH - et le troisième élément est le " Maintenant, il doit y avoir un très bon alignement. Lorsque l'alignement n'existe pas, c'est la raison pour laquelle vous trouvez des organisations qui ont peut-être investi dans la technologie mais n'obtiennent pas les résultats souhaités. "
Chukwujama affirme que la décision des entreprises d'envisager un logiciel cloud plutôt que des outils simples comme Excel est généralement déterminée par la structure, la culture et les politiques de l'organisation.
Alors que certaines organisations peuvent penser que « rien n'est cassé, rien n'a besoin d'être réparé », il affirme que l'équipe Xceed365 s'efforce de convaincre les clients potentiels en partageant avec eux ce que leur coûte l'absence de technologie.
Pour lui, il existe une corrélation entre la viabilité financière, la rentabilité et la culture d'entreprise, qui est leur système de valeurs. Une fois qu'il y a un objectif, il est important d'élaborer des politiques autour de celui-ci, et c'est ensuite sa mise en œuvre qui fait naître le besoin d'un outil.
"Disons que je veux récompenser la performance. Cela signifie que je dois disposer d'un moyen efficace et efficient de mesurer objectivement la performance. Cela réorientera le comportement des gens pour qu'il soit cohérent avec la valeur de l'entreprise", explique Chukwujama.
Désormais, le regroupement de différents processus comme celui-ci sur une seule plateforme augmente l’efficacité.
Les fournisseurs de solutions logicielles RH doivent rendre leurs solutions intuitives à utiliser, en particulier celles destinées aux clients et accessibles via des appareils mobiles. L’apprentissage automatique utilisé pour mettre en œuvre l’analyse prédictive est l’un des développements que connaît l’espace logiciel RH.
Comment optimiser l'utilisation des outils d'entreprise basés sur le cloud
Avant d'opter pour un outil d'entreprise, il faut être prêt à utiliser les données qu'il génère pour en tirer des informations qui éclaireront les décisions futures. Ogundare conseille aux responsables de consulter leurs responsables de compte pour connaître les fonctionnalités auxquelles ils ont accès.
"Nous motivons nos clients et les encourageons à utiliser le logiciel à son plein potentiel. Il y a quelques semaines, nos experts indiens sont venus au Nigeria pour former de manière approfondie quelques-uns de nos clients sur Zoho CRM et Zoho Campaigns. Nous organisons ce type de formation. par intermittence."
Ogundare note que les clients envisagent rarement d'exploiter la quantité de données que les solutions d'entreprise peuvent générer, et Chukwujama est d'accord avec cela.
« Ce que nous constatons, c'est que ceux qui ont un niveau de maturité plus élevé sont ceux qui utilisent les analyses de manière très efficace, car ils ont davantage de processus RH mis en œuvre en fonction de leur pratique, et ils recherchent les analyses pour pouvoir s'améliorer. et prendre des décisions. Dans la mesure où ils ont mis en œuvre et fait évoluer leur pratique, ils peuvent voir plus d'informations. Ces informations deviennent disponibles pour qu'ils puissent les voir, en tirer parti et prendre des décisions avec.
Pour exploiter efficacement les informations, les entreprises doivent avoir des objectifs spécifiques en vertu desquels des KPI individuels seraient définis. C’est autour de ces objectifs que se construiraient les processus.
Chukwujama explique comment cela fonctionne. "Disons que je veux récompenser la performance ; cela signifie que je dois disposer d'un moyen efficace et efficient de mesurer objectivement la performance. Cela réorientera le comportement des gens pour qu'il soit cohérent avec la valeur de l'organisation."
L'adoption des outils de numérisation et d'automatisation des ressources humaines est cruciale pour que les entreprises restent compétitives sur le lieu de travail moderne. Les entreprises doivent relever des défis, tels que la culture du personnel, les pratiques RH bien définies et l'utilisation des données, pour tirer pleinement parti des avantages offerts par ces outils.
En optimisant l'utilisation des outils d'entreprise basés sur le cloud et en alignant les personnes, les pratiques et la technologie, les entreprises peuvent stimuler la productivité, améliorer la communication et favoriser la collaboration des employés. Comme le souligne Chukwujama, la clé pour libérer le potentiel de la numérisation réside dans la création d’une culture d’amélioration continue et d’alignement entre tous les aspects de l’organisation.
