Points clés
- Un rapport de PwC a estimé que 20 % des activités commerciales en 2019 auraient pu être automatisées et prédit qu'elles pourraient passer à 30 % d'ici le milieu des années 2030.
- Lors de l'examen du type d'automatisation RH à choisir, certains principes essentiels doivent être pris en compte. La première consiste à disposer d'un cadre manuel déjà défini pour tout processus que vous décidez d'automatiser.
- Une bonne solution RH doit remplir la promesse d'augmenter la productivité, la rentabilité et le gain de temps, sinon elle doit être reconsidérée.
Automatisation vs robotique
Une idée fausse courante à propos de l'automatisation est qu'elle est perçue comme impliquant toujours la robotique. Cependant, l'utilisation de machines autonomes comme les robots n'est qu'un aspect ; un autre utilise des logiciels et des outils de gestion. Ce sont les applications les plus courantes de l'automatisation dans les RH, utilisées pour effectuer des tâches fortement dépendantes de l'homme, chronophages et répétitives.
Le type d'automatisation envisagé pour une tâche particulière dépend de l'entreprise. Par exemple, avec l'ingénierie, la fabrication, l'entreposage et les chaînes d'approvisionnement, l'adoption d'un niveau de mécanisation est courante, allant de l'utilisation d'une pièce mécanique mobile à l'utilisation de robots humanoïdes pour effectuer des processus tels que l'assemblage de pièces/couplage des stocks, le stockage, le traitement de récupération, etc.
A Estimation PwC 2019 a montré qu'environ 20% des activités commerciales pouvaient être automatisées en utilisant la technologie qui existait alors. Il a prédit que d'ici le milieu des années 2030, 30 % de tous les emplois existants auraient déjà un potentiel d'automatisation. Je soupçonne que les possibilités sont plus élevées avec le rôle de la pandémie dans l'adoption de la technologie.
Fait intéressant, le rapport a mis en lumière les professions dans ces catégories : travail physique prévisible, traitement de données et collecte de données, pour avoir la plus grande sensibilité à l'automatisation.
Pourquoi vous ne devriez pas encore envisager l'automatisation
La promotion de l'automatisation est une tendance innovante qui est là pour rester, mais sauter dans le train sans une bonne compréhension peut rendre les tâches automatisées plus lourdes.
Il y a bien plus à cela qu'il n'y paraît. Bien que l'automatisation dépeint généralement l'image de l'utilisation d'une machine intelligente pour exécuter des tâches, la réalité demeure qu'elle ne fonctionnerait qu'en fonction de ce qui y est programmé.
Habituellement, les organisations qui tentent de réduire les coûts grâce à l'automatisation doivent disposer d'un cadre de travail qui peut être efficacement reproduit avec la technologie, qu'il s'agisse de logiciels, d'applications Web ou mobiles, ou même de chatbots.
Pour qu'un logiciel accomplisse une tâche, il doit comprendre chaque étape impliquée. Si ces étapes ne sont pas clairement définies, l'intervention technique ne fera guère de différence, elle pourrait même l'aggraver en ajoutant une autre couche de complication.
Dans une large mesure, une solution technologique devrait être capable de cocher une étape terminée sans intervention humaine.
Vous êtes nul dans la gestion des gens ?
Essayez-le, vous pouvez vous désinscrire à tout moment. Politique de confidentialité.
Dans un contexte approprié, une organisation sans collaboration spécifique entre les départements RH et financier, par exemple, aurait du mal à mettre en œuvre un système de paie RH de manière transparente. Si ces départements prennent des décisions en silos, cela affectera la possibilité de fournir un logiciel informatique avec toutes les phases impliquées avant le versement du salaire.
De même, envisager l'automatisation dans un environnement commercial qui n'engendre pas de transparence est contre-intuitif car chaque partie du processus doit être documentée, auditée et suivie pour réduire considérablement la nécessité de répéter le processus. Par conséquent, un canal de rétroaction actif et efficace doit être mis en place.
Sinon, le résultat annulerait les caractéristiques d'une bonne automatisation, qui comprennent la réduction des coûts redondants, l'amélioration de l'efficacité, le maintien ou l'amélioration de la qualité des résultats, l'amélioration de la productivité et la nécessité de moins d'intervention humaine, entre autres.
Par conséquent, avant de mettre en œuvre l'automatisation des RH, il est essentiel qu'une organisation ait une approche organisée et transparente du processus métier et que les départements mutuellement dépendants collaborent efficacement.
Comment les processus RH sont automatisés
- Suivi du temps: Les logiciels informatiques de suivi automatisé du temps ou les applications mobiles permettent aux employeurs de gérer le temps de travail de leurs employés de manière transparente. Ces solutions utilisent soit la reconnaissance faciale, les empreintes digitales, le code QR, soit simplement la saisie de l'heure dans le processus d'arrivée ou de départ. Leur flexibilité réside dans la façon dont ces solutions peuvent être utilisées pour d'autres fonctions que le suivi quotidien des présences.
Il devient facile de se tenir au courant des jours fériés, des vacances, des anniversaires, des temps de pause, du temps de travail approfondi, des activités des autres employés pour favoriser une bonne collaboration et minimiser les distractions. Il pourrait même inclure une salle de discussion où le personnel discute, par exemple, de ce qui s'est passé pendant le week-end.
Ces solutions aident également les responsables RH à consolider facilement ce que les employés font de chaque heure passée au travail, à communiquer correctement les horaires aux travailleurs postés, à approuver les congés et à suivre les heures supplémentaires. Ils aident également à analyser la corrélation entre des mesures telles que l'absentéisme et la productivité, et fournissent des données pour prendre des décisions concrètes.
- Tenue des dossiers des employés: La collecte d'informations personnelles est l'une des tâches administratives imposées au service des ressources humaines, et avec cela vient la confidentialité et la responsabilité de protéger les données du personnel. Inutile de dire que l'automatisation de ce processus offre une possibilité de sécurité, car le fait d'avoir des dossiers d'employés manquants ou égarés crée des problèmes.
Semblable à la façon dont les fichiers sont empilés dans des armoires dans un ordre particulier pour un accès facile, les logiciels de gestion des informations aident à capturer, stocker et organiser les données de l'entreprise dans des formats accessibles en utilisant un espace de stockage illimité et en économisant des heures sur les tâches administratives.
Un dossier d'employé peut inclure des informations personnelles, des coordonnées, des détails sur l'emploi, des détails sur l'emploi, des registres de paie, l'historique de la rémunération, des détails sur l'apprentissage et le développement, et les réalisations/performances, entre autres.
Ces solutions permettent aux responsables RH d'ajouter de nouvelles recrues, d'identifier rapidement les tendances et de tirer des conclusions concernant la personnalité et la croissance globale des employés, et de modifier/mettre à jour les dossiers des employés en quelques clics. Cela rend également le transfert d'informations d'un responsable RH à un autre rapide et transparent.
- Gestion de la paie: Le logiciel de gestion de la paie est de loin la forme la plus courante de système de gestion des ressources humaines. Habituellement, il intègre tous les autres processus, y compris la gestion des informations et la gestion des présences pour un calcul précis des salaires. La rémunération est déterminée par l'ensemble des compétences, le titre, le niveau, le lieu, la productivité, le coût de la vie et les prêts.
Les systèmes de gestion de la paie permettent d'agréger les détails des employés, de calculer les avantages sociaux (assurance, HMO), les remboursements, les déductions légales (impôts, retraite) et autres revenus et avantages, de générer des fiches de paie, l'intégration des comptes bancaires, entre autres.
Ce logiciel peut facilement être configuré pour refléter l'emplacement, le jour de paie, le niveau de rémunération (structures salariales), les indemnités et d'autres facteurs nécessitant des personnalisations.
Pour les professionnels des RH, un logiciel de paie les aide à découvrir en un coup d'œil les dépenses totales qui entrent dans les salaires, à générer les résumés et l'historique de la paie des employés et à effectuer des mises à jour de révision des salaires. D'autre part, les employés peuvent accéder à leurs fiches de paie et suivre leurs prêts et avantages.
- Recrutement/Embauche: Comme mentionné dans le première partie de cette mini-série, tous les aspects du processus de recrutement ne peuvent pas être automatisés. Des tâches telles que le suivi, la sélection, le rapport d'avancement et la planification des entretiens peuvent être automatisées, contrairement à la publicité des postes vacants, à l'intégration et à la planification du flux de travail.
Le logiciel de gestion des embauches est utile aux responsables des ressources humaines, car ils peuvent rapidement connaître le nombre de candidatures reçues, examiner les CV et prendre des notes pour les autres réviseurs, planifier des entretiens et définir des rappels de calendrier.
Ils permettent également de suivre la progression du recrutement, de noter les candidatures, d'attribuer des tâches, d'envoyer des commentaires aux candidats, d'envoyer des lettres d'offre ou de refus et de générer les détails des nouvelles recrues à utiliser sur d'autres systèmes de gestion.
Le composant à distance de l'automatisation des RH
Alors que certaines solutions sont polyvalentes et réalisent tous ces processus, d'autres ne traitent que des problèmes spécifiques. Fait intéressant, tous les systèmes de gestion des personnes ont des composants fintech ; tandis que certains sont évidents, d'autres sont subtils.
La gestion de la paie, par exemple, implique l'intégration de solutions financières numériques, appelées API, pour les paiements, le calcul des salaires, le décaissement et les déductions des prêts et avances, les retenues légales et l'attribution des avantages. D'autre part, les systèmes de suivi du temps utilisent des solutions fintech pour débourser les réclamations d'heures supplémentaires et les primes de voyage du personnel.
Comme la technologie RH, la plupart des solutions numériques ont des composants fintech. Le 26 novembre 2022, Techpoint Afrique accueillera le Fintech Summit (TFS), sur le thème "La fintech dans tout", où les acteurs de l'industrie et les passionnés de technologie se réuniront pour discuter du phénomène derrière l'éruption de la fintech dans chaque industrie. En savoir plus sur l'événement et comment s'inscrire ici.
Pour le prochain article de cette mini-série, nous discuterons des systèmes de gestion des ressources humaines indigènes que vous pouvez envisager d'adopter en tant que responsable des ressources humaines en Afrique.
